UBO registratie; wat, waarom en hoe.

Iedere stichting of vereniging die is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel heeft eind november de brief over de UBO registratie ontvangen. Voor 27 maart 2022 dient ieder bestuur bij de KvK te hebben aangegeven wie haar UBO’s zijn.

Doel van de registratie van UBO’s is het voorkomen van gebruik van het financiële stelsel voor witwassen fraude en terrorismebestrijding en geldt voor alle bedrijven en organisaties in de EU. Het wordt inzichtelijk wie er een belang heeft in een organisatie en hiermee kun je dus bekijken met wie je als organisatie zaken doet.

Maar wat zijn UBO’s?

In het Engels: Ultimate Beneficial Owners. In het Nederlands: uiteindelijke belanghebbenden die de uiteindelijke zeggenschap hebben over de organisatie. In het geval van een stichting gaat het hier om stemrecht bij bijvoorbeeld een statutenwijziging of begunstigden van een vermogen dat met een doel wordt opgebouwd, of bij beëindiging van de activiteiten. UBO’s zijn altijd personen. Bij een stichting zijn UBO’s doorgaans de bestuursleden, Raad van Bestuur of Raad van Toezicht. Bij verenigingen kunnen dit ook leden zijn of personen die begunstigd zijn voor een deel van evt. winst.

In de statuten kun je dit terugvinden. Belangrijkste artikelen in de statuten voor de UBO registratie:

• artikel over zeggenschap van de stichting, wie mag besluiten nemen tot het doen van bv. aankopen, , investeringen en het aangaan van contracten ed.
• artikel over statutenwijziging, wie is bevoegd de statuten te wijzigen? Hoeveel mensen zijn dit?
• artikel over begunstiging; dit geldt voor stichtingen die zijn opgericht om geld in te zamelen voor een goed doel. Is dit een persoon, dan is deze een UBO. Bij verenigingen die winst maken, kunnen er begunstigden zijn die een deel van de winst ontvangen.
• artikel over vereffenen van vermogen na beëindiging van activiteiten

Op de website van de KvK staat een uitgebreid stappenplan en wordt duidelijk uitgelegd wat je nodig hebt om de UBO registratie voor jouw stichting in orde te maken. Door het stappenplan te doorlopen, word je voorbereid en kun je alle documenten (identiteitsbewijzen en statuten) die je nodig hebt alvast bij elkaar zoeken en inscannen of uitprinten. Het is mogelijk om de UBO registratie digitaal te doen, in dat geval heb je een DigiD nodig. Heb je die niet, kun je de registratie ook schriftelijk doen.